Wir planen ohne Excel

Die Entwicklung der Tabellenkalkulationsprogramme in den 1980er Jahren eröffnete dem Controlling neue Perspektiven und verlieh der Unternehmensführung eine andere Qualität. Unternehmensbezogene Zahlen ließen sich automatisch auswerten und grafisch darstellen. Man begnügte sich nicht mehr damit, nur die wichtigsten Kennzahlen manuell zu berechnen und einen großen Teil der unternehmerischen Entscheidungen intuitiv zu treffen. Die fortschreitende Entwicklung von Excel und Co. führte zu immer raffinierteren Berechnungs- und Präsentationsmöglichkeiten. Tabellenkalkulationen gehörten bald in fast jedem Unternehmen zur Standard-Softwareausstattung. Unternehmensplanung ohne Excel war kaum mehr vorstellbar. Auch heute noch entscheiden und planen viele Unternehmer hauptsächlich auf der Grundlage von Excel-Tabellen. Seit einigen Jahren gibt es jedoch eine ernstzunehmende Alternative dafür. Business Intelligence heißt der Trend, der die Tabellenkalkulationen als Instrument der Unternehmenssteuerung nach und nach ablöst. BI bietet Möglichkeiten, welche die Steuerung und Planung auf der Grundlage von Excel wie ein Blinde-Kuh-Spiel aussehen lassen.

Business Intelligence – exakter, schneller, einfacher

Mithilfe der BI lassen sich Daten automatisch konsolidieren, analysieren und präsentieren. Im Vergleich zur Arbeit mit Kalkulationstabellen bietet diese Technologie eine ganze Reihe von Vorteilen. Die immer leichtere Verfügbarkeit großer Mengen an Daten hat einen wichtigen Einfluss auf diese Entwicklung. Richtig genutzt können diese für ein Unternehmen wichtige Entscheidungshilfen sein. Jede Onlinetransaktion, jeder Webseitenaufruf und viele andere interne und externe Informationen können Bausteine zur Vergrößerung und Verfeinerung eines entsprechenden Datenpools liefern. Selbst unstrukturierte Daten wie Texte oder Webinformationen lassen sich auswerten. Excel stößt bei dieser Datenmenge und -qualität an seine Grenzen. BI kann daraus sowohl vergangenheitsbezogene Analysen als auch Prognosen für die Zukunft erstellen. Dass betriebswirtschaftliche Auswertungen auf einer viel breiteren und vor allem konsistenten Datenbasis möglich sind, erhöht ihre Genauigkeit und Zuverlässigkeit. Ein weiterer Pluspunkt der BI-Auswertungen ist, dass sich einmal definierte Analysen praktisch auf Knopfdruck durchführen lassen, und zwar immer auf Grundlage aktueller Daten. Die Arbeit mit Tabellenkalkulationen erfordert noch relativ viele manuelle Arbeitsschritte. Das dauert nicht nur deutlich länger, sondern ist auch fehleranfälliger. Aufgrund eingeschränkter technischer Möglichkeiten und zeitlicher Verzögerungen beruhen diese Analysen auch nicht immer auf widerspruchsfreien Daten.

 

Komplexität – kein Problem mehr

Schnellere und genauere Auswertungen bringen mehr Transparenz und Flexibilität mit sich. Das Ergebnis sind bessere Entscheidungen und eine höhere Reaktionsfähigkeit auf veränderte Bedingungen. Da BI auch der Konkurrenz nicht verborgen bleibt, ist ihre gekonnte Nutzung ein wichtiger Wettbewerbsfaktor. Die Analyse unternehmensinterner Prozesse zeigt Optimierungspotenziale und kann Anhaltspunkte für die Planung aufzeigen. Externe Faktoren liefern Hinweise auf Trends und Entwicklungen und unterstützen grundlegende unternehmerische Entscheidungen. Dabei können auch komplexe Zusammenhänge einfließen. Zum Beispiel richtet sich die Gestaltung des Produktsortiments hauptsächlich nach dem erwarteten Verhalten der Kunden und der Konkurrenz. Aber auch Beschaffungspreise, erwartete Produktionskosten, vorhandene Kapazitäten und viele andere Faktoren spielen eine Rolle. Möglicherweise sind Investitionen notwendig, die wiederum von der Investitionsstärke und den Bedingungen auf dem Kapitalmarkt abhängen. Mithilfe der BI können alle wichtigen Gegebenheiten in unternehmerische Entscheidungen einfließen. Das gilt nicht nur für die großen, grundsätzlichen Fragen der Unternehmenslenkung. BI liefert auf jeder Entscheidungsebene umfassende und korrekte Hinweise.

 

Der Blick in die Zukunft – nicht nur für die Finanzplanung

Ein interessanter Aspekt der BI sind zukunftsgerichtete Analysen. Mithilfe statistischer Methoden und Data Mining ist es möglich, zukünftige Entwicklungen zu prognostizieren und Simulationen durchzuführen. Dabei verlangen diese Prognosen vom Anwender weder Spezialwissen noch großen Aufwand. So kann unter anderem die Finanzplanung an Qualität gewinnen. Der Finanzplan hilft dabei, die finanzielle Situation des Unternehmens im Blick zu behalten und Entscheidungen an finanziellen Zielen auszurichten. Zu diesen Zielen gehören die Liquiditätswahrung, der rentable Einsatz des Kapitals und die Fähigkeit zur regelmäßigen Erwirtschaftung finanzieller Mittel. Für den Finanzplan sind sowohl unternehmensinterne als auch externe Sachverhalte bedeutsam. Die wichtigsten Einflussgrößen sind die für die Zukunft erwarteten Zahlungsströme, die Kapitalstruktur des Unternehmens und Zinsentwicklungen. Zahlungsströme hängen wiederum von erwarteten Umsätzen und geplanten Investitionen ab. Damit ist klar, dass sich auch die Finanzplanung nicht losgelöst von Marktentwicklungen betrachten lässt. In diesem Zusammenhang kommen die BI-gestützten Analysen, Prognosen und Simulationen ins Spiel. Ist der Finanzplan erstellt, sind regelmäßige Kontrollen der geplanten Werte erforderlich. Auch in diesem Zusammenhang bietet BI deutliche Vorteile gegenüber einer Tabellenkalkulation, da sich durch die automatischen Reportingmöglichkeiten Abweichungen schnell erkennen lassen. So ist im Ernstfall ein rechtzeitiges Gegensteuern möglich.

 

Budgetierung – Ressourcen bestmöglich einsetzen

Auch für die Budgetierung spielen Prognosen eine interessante Rolle. Die Verteilung finanzieller Ressourcen in der Zukunft orientiert sich an übergeordneten Zielen und dem daraus abgeleiteten Bedarf. BI kann mithilfe von Prognosen und Simulationen die Definition der Unternehmensziele unterstützen. Wenn man dafür etwa eine SWOT-Analyse durchführt, können BI-gestützte Auswertungen sowohl die eigenen Stärken und Schwächen aufzeigen als auch die Chancen und Risiken, welche das Umfeld bietet. Daneben bringt bereits die Einführung eines BI-Systems eine genauere Identifizierung und Bewertung der Unternehmensprozesse mit sich. So ist besser erkennbar, welche Faktoren am stärksten zum Unternehmenserfolg beitragen. Auch daraus kann man Anhaltspunkte für die Budgetierung ableiten. Die regelmäßige Kontrolle der Budgeteinhaltung ist mit einem BI-System ebenfalls ohne großen Aufwand möglich. Bei Abweichungen lassen sich Gegenmaßnahmen ergreifen. Unabhängig davon kann es jedoch auch zu Situationen kommen, die eine Anpassung der Budgets erfordern. In diesem Fall zeigen Prognosen die Notwendigkeit und den erforderlichen Umfang.

 

Informationen richtig deuten

Ob es sich um den Finanzplan oder um andere Controllingaufgaben handelt, wichtig für den Erfolg dieser Maßnahmen ist die richtige Nutzung der BI. Dazu gehört, dass Entscheidungsträger wichtige Informationen rechtzeitig und korrekt wahrnehmen können. Auch in dieser Hinsicht bietet BI deutlich bessere Voraussetzungen als ein Tabellenkalkulationsprogramm. Verschiedene Visualisierungsmöglichkeiten vermitteln Informationen übersichtlich und einprägsam. Je nach Bedarf lassen sich regelmäßige Reports oder Ad-hoc-Abfragen erstellen. Was die Präsentation von Analyseergebnissen angeht, sind Management Dashboards sehr beliebt. Ähnlich wie die Anzeige in einem Fahrzeug vermitteln sie auf einen Blick eine Übersicht über die wichtigsten Kennzahlen. Typisch für Dashboards sind Signalfarben oder Ampelsysteme. Diese zeigen sofort, wo alles im grünen Bereich ist, welche Werte man im Blick behalten sollte und wo dringender Handlungsbedarf besteht. Ausgehend vom Dashboard lassen sich zusätzlich detailliertere Informationen abrufen. Die Nutzung von Dashboards ist auch auf Mobilgeräten möglich, was vor allem auf Dienstreisen Vorteile bringt.

Eine breite, aktuelle und konsistente Datenbasis, die Beachtung komplexer Zusammenhänge, Schnelligkeit, Prognosemöglichkeiten und bedarfsgerechtes Reporting – Business Intelligence hebt die Unternehmensplanung und -steuerung auf ein höheres Niveau. Warum noch Blinde Kuh spielen, wenn es besser geht?